E-facturatie en Peppol: uitleg voor ondernemers
E-facturatie wordt in Europa steeds vaker verplicht – in België sneller dan in Nederland. Deze gids legt uit wat een echte e-factuur is, hoe Peppol werkt en wat er verandert.
Wat is een e-factuur (en wat niet)?
Een e-factuur is geen pdf of scan. Het is een gestructureerd, machineleesbaar bestand volgens de Europese norm EN 16931, dat systemen automatisch kunnen verwerken.
Een pdf die je e-mailt blijft in feite een papieren factuur in digitale vorm. Pas het gestructureerde formaat maakt er een echte e-factuur van.
De belangrijkste begrippen
De meeste e-facturatie in NL en BE bouwt op dezelfde Europese standaard:
| Peppol | Europees netwerk om e-facturen veilig tussen organisaties te versturen. In NL de standaard voor de overheid. |
|---|---|
| Peppol BIS / UBL | Het gestructureerde XML-formaat dat via Peppol wordt uitgewisseld. |
| EN 16931 | De Europese norm waarop de formaten aansluiten. |
| Hybride (pdf + XML) | Een leesbare pdf met ingesloten XML, zoals Factur-X. |
Stand van zaken NL en BE
In Nederland is e-facturatie naar de overheid via Peppol gangbaar; een brede B2B-verplichting is er nog niet. In België geldt sinds 1 januari 2026 een verplichting: btw-plichtige ondernemingen moeten onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen via Peppol – een pdf per e-mail volstaat niet meer. Vanaf 2030 geldt dat volgens de Belgische overheid ook grensoverschrijdend binnen de EU. Controleer de exacte voorwaarden bij de bevoegde instantie.
Officiële bron, gecontroleerd op 28-09-2026:
Zo begin je met e-facturatie via Peppol
Voor een echte e-factuur heb je geen apart programma nodig naast je boekhouding: de meeste boekhoudpakketten kunnen e-facturen via Peppol versturen en ontvangen, of werken samen met een Peppol-dienstverlener (een zogeheten access point).
- Controleer of je boekhoudpakket Peppol ondersteunt, of kies een Peppol-dienst.
- Laat je bedrijf registreren in het Peppol-netwerk. Je krijgt dan een Peppol-ID, meestal op basis van je ondernemingsnummer (België) of KVK-nummer (Nederland).
- Vraag je vaste klanten om hun Peppol-ID, of zoek het op in de openbare Peppol-directory.
- Stuur een testfactuur en controleer of die goed aankomt.
- Bewaar je e-facturen net zo lang als papieren facturen: de wettelijke bewaarplicht blijft gelden.
Wat staat er op een e-factuur?
Inhoudelijk niets anders dan op een gewone factuur: je bedrijfsgegevens en btw-nummer, die van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat je levert, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag en het totaal. Het verschil zit in de vorm: bij een e-factuur staan die gegevens in vaste velden die een systeem automatisch kan lezen, in plaats van op een opgemaakte pagina.
E-factuur, pdf of UBL: wat stuur je wanneer?
- Een pdf per e-mail: prima voor particulieren en voor zakelijke klanten in Nederland die geen e-factuur eisen.
- Een UBL-bestand via Peppol: voor de Nederlandse overheid, en in België tussen btw-plichtige ondernemingen.
- Twijfel je? Vraag je klant welk formaat hij verwacht. Grote organisaties vermelden dat vaak in hun inkoopvoorwaarden.
Hoe gofirmhub helpt
Je kunt nu gratis een nette pdf-factuur maken met onze factuurgenerator. Moet je een gestructureerde e-factuur via Peppol sturen, bijvoorbeeld aan de overheid of in België, dan heb je een boekhoudpakket of Peppol-dienst nodig.
Open de gratis factuurgenerator
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Niet in de zin van de e-facturatieregels. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand (zoals UBL via Peppol) volgens EN 16931.
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk en standaard om e-facturen en andere documenten tussen organisaties uit te wisselen.
Wat is het Peppol-formaat?
Via Peppol verstuur je e-facturen meestal als UBL-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931.
Hoe werkt e-facturatie via Peppol?
Je boekhoud- of factuursoftware maakt een gestructureerde e-factuur en stuurt die via een Peppol-dienstverlener (access point) naar het Peppol-adres van je klant. Diens software verwerkt de factuur automatisch.
Moet ik in België al e-facturen sturen?
Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige Belgische ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen via Peppol uitwisselen. Controleer de exacte voorwaarden bij FOD Financiën.